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SPECIAL (ANNUAL) BOARD MEETING
January 14, 2016
Call to order: Time 0645: PM by: Gene Lott
Board In Attendance: Lott, Gillian, Hewett, Deason, Gay, Murphy, Faulkner, Ilardi, Brown , Zier, Goble, Corbitt. Not Present: , London, Nelson, Brunson
Secretary Report:
- Membership Dues Billing: Invoices have been sent out. Money is coming in very slowly. 23 members owe some money for dues. 12 have not paid any dues. $5,035.00 outstanding. Dennis Murphy will send out reminders again to all members who have not paid any dues.
- Membership Update: 93 members
- Dues collected during tonight’s meeting: None
TREASURER REPORT: No report other that the annual Budget, see below
ANNUAL BUDGET FOR FISCAL YEAR BEGINNING 7/1/16:
See attached table report
Old Business:
- Meeting and Food Schedule
January 21 – Stetson Corbitt, cater?
2/18/16 – Team London
3/10/16 – Team Ilardi
3/30/16 – Masters Party at Old McDonalds Fish Camp
4/21/16 – Team Wetherington
Future meal schedule to be worked out: teams are:Team Brown, Team Brunson, Team Wetherington, Team London, Team Ilardi.Others??
- By-Laws Update: Dennis Murphy and Patrick Zier have produced working copies of the club Bylaws and Policy Statement. Dennis got copy of Policy Statement Wednesday, waiting on Bylaws. Electronic copies will be sent to all Board members within a few days. The expectation is that board members will review them and provide comments before ?? meeting.
- Membership Drive Golf Outings – Ideas for the future? – Golf Czar, Rex Goble?.
6. Casino Night status:
- Casino Night in Waynesboro 1/21. Dealers lined up?
Casino night in Louisville on2/6.James Gay is lining up dealers.
**Large Casino Night on 2/20/16 Special plea next meeting? Get wives involved? Much discussion about how wo get dealers and what dress would be. Dennis, Patrick, James and Larry to meet and put together phone list to call dealers and to look into where dealers can get formal dress (bow ties, etc.).,
- Temple of Israel in March. Date?
7. Beer Wagon oro cooking activity –Report discussion – additional future events.
Was decided to maintain tax license to be ready for any future similar events. We will keep our eyes open for other opportunities. David Hewett to contact John Felak.
Membership applications: None
New Business:
- Maintaining our tax license and potential for beer license to support future events?
- Valentines Day party – 2/13/16. James Gay has lead, Committee??
- Kevin Gillian to look into placing our Sertoma Flag at our meetings and putting the appropriate Sertoma award plaques, badges, etc. up for view.
Sponsoship: None.
- Board Meeting Only:
- Activities for Balance of FY 2016:
- Adjournment : PM
ANNUAL BUDGET
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Months Available |
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Months Completed |
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Item |
% of total |
12 |
Est. $ Amt./Item |
Thru |
Bal Avail |
8 |
% spent |
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Banquets |
15.0% |
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$9,000 |
$8,259 |
$741 |
67% |
92% |
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Scholarships |
22.2% |
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$13,000 |
$13,000 |
$0 |
67% |
100% |
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Community |
27.0% |
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$16,200 |
$5,950 |
$10,250 |
67% |
37% |
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Speech/Hearing |
30.0% |
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$18,000 |
$5,775 |
$12,225 |
67% |
32% |
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Golf Outings |
4.8% |
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$2,880 |
$600 |
$2,280 |
67% |
21% |
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Miscellaneous |
1.0% |
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$600 |
$23 |
$577 |
67% |
4% |
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Total |
100.0% |
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$60,000 |
$33,607 |
$26,393 |
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% Spent FY15 |
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56.0% |
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Annual Forecast Charity Income |
$60,000 |
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Actual Income YTD |
$45,318 |
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113.0% |
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Proj. Income based on % of yr. |
$40,000 |
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Income + or – vs. forecast |
$5,318 |
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% of Year Finished |
67% |
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Income Sources: |
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Bingo Rent |
$8,000 |
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Bingo 4190 Rebate |
$32,138 |
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Casino (net) |
($172) |
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Jack O Lantern |
$5,330 |
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Total |
$45,296 |
Interest Income Not Included |
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John Schmidt Memorial Funds Not Reported- Total Amount Donated |
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equal 0 |
(Donations not included above) |
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Bank Balances: |
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Ops: |
$35,201 |
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Charity: |
$20,405 |
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Sec 4190 |
$37,103 |
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Bingo |
$14,354 |
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